Ce que je fais #1

L’un de mes métiers est « facilitateur » (en intelligence collective / de collaborations / de dynamiques collaboratives / …). Autrement dit…

J’accompagne des organisations et leurs équipes dans leurs transformations en les aidant à explorer leurs problématiques et la manière de les traiter : quels sujets il leur faudrait travailler ensemble pour cheminer vers leurs objectifs, et comment il pourrait être pertinent de les travailler.

Lorsque j’explique ça, tout le monde comprend les mots que j’utilise mais je crois que peu comprennent, concrètement, ce que je fais (*).

Soyons concrets, donc !

Faisant ce constat, j’ai eu envie de raconter, de parler concrètement de missions et de ce que j’ai permis à mes clients de faire. C’est sans doute le plus intéressant, non ?

Aujourd’hui je vous parle de mon accompagnement de l’association Agir pour la Réinsertion Sociale 95 (ARS95) qui s’est concrétisé par la tenue d’un séminaire de 2 jours en octobre.

C’est Géraldine Blin, sa Directrice Générale, qui vous raconte elle-même ce travail, ce qui était important pour elle, pourquoi et pour quoi elle a souhaité être accompagnée :

Un séminaire de 2 jours pour les cadres et administrateurs de l’ARS95

Un peu après l’interview, j’ai demandé à Géraldine ce que ce séminaire avait permis qu’elle n’avait pas prévu :

« Le séminaire a été un moment de connaissance mutuelle entre les membres du CA et les cadres de l’association. Les membres du CA, d’abord un peu dubitatifs sur l’exercice, sont ressortis convaincus et très fiers de participer à la gouvernance d’un groupe comme le nôtre.« 

Enfin, je lui ai demandé de préciser, avec un peu de recul, quel avait été selon elle l’impact de ces deux jours sur le groupe présent :

« Une forme de cohésion entre tous s’en est trouvée renforcée. L’espace d’échange était suffisamment important et libre pour que chacun puisse recevoir le point de vue des autres. Nous sommes sortis convaincus de l’utilité de s’extraire du quotidien au moins une fois par an pour réfléchir sur le sens de ce que l’on fait et sur le développement de l’association, mais aussi pour recréer le lien entre nous. J’étais satisfaite après coup de ne pas avoir eu à « porter » l’organisation des 2 jours, ce qui m’a permis d’être dans une posture normale de participante.« 

Decryptage

Pour celles et ceux que ça intéresse et qui ont encore 2’30 à consacrer à cette lecture, voici quelques éléments de décryptage complémentaires, histoire de souligner les éléments clé d’un accompagnement par un consultant et facilitateur.

Objectifs

L’objectif de la Directrice Générale et de son Président était de mettre à jour, de réécrire le projet associatif, en associant les cadres et administrateurs dans une approche collaborative. Le choix d’un séminaire de travail avait été arrêté : il avait pour objectif de faire travailler ensemble les participants pour produire la matière première permettant de réécrire ce projet.
J’ai été sollicité comme consultant, facilitateur, et facilitateur graphique.

Calendrier, équipe, déroulé

Esquisse intermédiaire de la trame générale (« macro desgin »)

Quelques chiffres :

  • 2 jours de séminaire, 18 participants
  • Un groupe « sponsor » de 4 à 5 personnes représentant les parties-prenantes
  • 5 réunions de cadrage (« sponsors meetings » dit-on dans le jargon de mon métier) et quelques échanges téléphoniques entre fin août et début octobre 2020
  • 40 heures de travail de préparation et de post-production pour moi

Les ateliers ont permis de travailler sur :

  • les compétences clés mises en œuvre par l’équipe, via l’exploration de leurs expériences personnelles ;
  • leurs fiertés ;
  • les valeurs incarnées et celles qu’ils aimeraient voir incarnées ;
  • singularité et raison d’être de l’association ;
  • le fonctionnement de la structure, ses financements, ses interactions avec ses partenaires ;
  • les principes d’actions à mettre en œuvre ;
  • des projections à 5 ans par l’exploration de scénarios clivants, positifs, et d’un catastrophe (analyse « pre-mortem ») ; l’analyse des décisions ou actions qu’il aura fallu prendre (ou ne pas prendre) pour rendre ces situations possibles ; la déclinaison au présent de ce qui est désirable, pas souhaitable et ce à quoi il faudra être attentifs.

Mes compétences clés durant cette mission

  • questionner
  • faciliter
  • écouter, synthétiser

Le questionnement

Comme le montre le temps de préparation, 5 jours de travail auront été nécessaire pour préparer 2 jours d’ateliers. C’est un ratio assez habituel pour des ateliers présentiel. Pour des sessions à distance le ratio est encore plus important !
Durant ces sponsors meetings mon objectif est de comprendre d’où on part et où les participants souhaitent « arriver », et d’aller explorer derrière les discours et les idées bien ficelées : dans une autre des mes pratiques d’accompagnement, on dit que le client est parfois « expert de son problème » dont il connaît par cœur le discours. Dans le monde du conseil on parle aussi de la « mission cachée ».
Une image pourrait être celle du pas de côté que je permets aux clients de faire.

Je m’attache aussi souvent à « créer le problème », comme nous l’apprennent les MG Taylor, c’est à dire regarder les choses plus globalement, ne pas confondre un état de fait avec un problème (un problème c’est la tension qui peut exister entre un état présent et un état désiré).

C’est sur ces bases que l’on pourra ensuite imaginer un cheminement dans les séquences des ateliers collaboratifs : des sujets, des manières de les aborder qui permettront de nourrir la compréhension du groupe de participants, d’utiliser le travail produit dans chaque séquence de l’atelier pour dans la séquence suivante.

Mon principal outil est le questionnement :

  • pour collecter des informations factuelles ;
  • pour comprendre les enjeux ;
  • pour découvrir les questions derrières les questions ;
  • pour identifier ce qui n’est pas dit et les angles morts ;
  • pour faire avancer les clients en réinterrogeant leurs sujets.

Cette phase est absolument cruciale, je serais même tenté de dire que c’est la plus importante de mon travail. Si elle est mal faite, on évalue mal la situation de départ, les besoins ou les objectifs. On risque de traiter des symptômes et pas leurs causes ou d’utiliser des outils inadaptés.
Les ateliers peuvent alors n’avoir aucun sens ou mal se dérouler.

Outre ces situations extrêmes, l’enjeu est aussi de s’assurer qu’il ne faudrait pas viser des objectifs un peu différents, mieux adaptés, parfois moins ambitieux ou aborder une trajectoire un peu différente. J’ai là par exemple un rôle de conseil et une responsabilité de poser ces options si elles me semblent pertinentes (ex. n’est-ce pas un peu prématuré de traiter ça maintenant ? les personnes concernées seront-elles là ? etc.)

En résumé, mon super pouvoir ici est celui du questionnement : mes questions ne servent pas qu’à m’apporter des réponses, elles permettent à l’équipe du client de progresser dans sa propre compréhension. dit autrement : ce sont moins les réponses qui importent que la qualité des questions.

La facilitation

C’est la partie visible de mon travail, celle à laquelle il est souvent réduit, les quelques heures pendant lesquelles on est avec le groupe dans une salle (ou en vision, snif).

C’est le moment de l’action ou il s’agit d’accueillir le groupe, lui permettre de prendre sa place, créer les conditions qui permettent à chacun de sentir qu’il est possible de s’exprimer et d’y être entendu ; guider les travaux durant les atelier ; adapter déroulé, consignes, durées, attentions, au service du groupe. Si nécessaire je suis là pour cadrer, rappeler les fondamentaux, les engagements du groupe.

J’aime bien dire que si j’ai bien fait mon travail avant je n’ai plus grand chose à faire pendant ce temps là. C’est faux bien sûr, mais pas totalement 😉

De l’écoute à la synthèse

En tant que facilitateur de temps d’échanges et en tant que facilitateur graphique durant les restitutions orales de travaux en sous-groupe, durant ces deux jours il m’a fallu entendre, filtrer, synthétiser, reformuler et restituer au groupe (parfois graphiquement et en temps réel) ce qui s’élaborait.

En conclusion

J’espère que ce format aura apporté un éclairage sur ce que les gens comme moi peuvent apporter, en donnant du très concret.

J’ai eu un très grand plaisir à conduire cette mission particulière durant toute sa durée, plaisir d’autant plus grand qu’il était au service d’une belle organisation dont l’impact social est concret et répond à des valeurs qui comptent pour moi.

C’est aussi une intervention qui est assez représentative des types de besoins et d’enjeux sur lesquels j’interviens.

(*) bien sûr, il est possible qu’en plus de la difficulté objective à rendre compréhensible et concrète cette posture pouvant être mise au service de situations si variées, je ne m’y prenne pas tout à fait bien 😉

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